Come e perché creare le risposte automatiche su Facebook e Instagram

Le risposte automatiche di Facebook e Instagram sono messaggi predefiniti per dare il benvenuto a chi ti contatta per la prima volta, rispondere a domande frequenti o inviare follow-up.

Vediamo come si creano e perché utilizzarle è un vantaggio.

Risposte automatiche: come si creano?

Lo strumento più pratico per creare le risposte automatiche è Facebook Business Suite. Esso, infatti, ti permette di gestire i messaggi predefiniti sia per Facebook sia per Instagram.

Di default, la piattaforma imposta i parametri per entrambi i social network. Fai attenzione, dunque: prima di scrivere il messaggio e salvare, assicurati di aver selezionato la piattaforma che ti interessa. Per quel che riguarda Facebook, nello specifico, le risposte automatiche sono realizzabili solo da Business Suite. Al contrario, puoi creare messaggi predefiniti per Instagram anche dalla stessa app.

Come creare le risposte automatiche su Facebook

Per creare le risposte automatiche su Facebook, puoi collegarti direttamente a business.facebook.com. Altrimenti, puoi accedervi dalla pagina aziendale o personale, da Impostazioni della Pagina>Messaggi>Durante una conversazione di Messenger.

In questo caso, alla voce Configura le risposte automatiche, Configura ti rimanda immediatamente a Business Suite.

Per impostare i messaggi predefiniti, devi entrare nella sezione Posta. Nel menu a sinistra, un simbolo che ricorda un atomo ti segnala le risposte automatiche. Di queste abbiamo già sinteticamente parlato nell’articolo di approfondimento su Business Suite. Vale comunque la pena ricapitolare come è costituita questa sezione.

In essa, trovi:

• Saluta le persone;
• Condividi e ottieni informazioni;
• Invia conferme;
• Follow up.

Saluta le persone ti permette di inviare un messaggio personalizzato di benvenuto a tutti coloro che avviano una conversazione con te per la prima volta.

Pensa attentamente al testo da scrivere: mostrati disponibile, senza sembrare invadente, in modo sintetico definisci te stesso e ciò che fai. I messaggi di benvenuto sono utili per creare un primo contatto con l’utente e, benché siano automatici, hanno lo scopo di creare un’atmosfera “calda”, cioè far percepire la presenza di un umano che sta dietro la pagina.

Condividi e ottieni informazioni è lo strumento più adeguato a chi vende prodotti o servizi. Hai la possibilità di creare delle vere e proprie FAQ che l’utente visualizza non appena si apre la chat di Messenger.

Le FAQ sono utili soprattutto quando non puoi rispondere seduta stante alle richieste delle persone. Scrivi, dunque, tutte le risposte e le domande più frequenti, ossia quelle che possono riguardare: orari di chiusura e apertura, consegna a domicilio, modalità di pagamento, stato dell’ordine e così via.

Le FAQ riducono le tempistiche di gestione delle richieste da parte di clienti o potenziali tali. Contribuiscono a garantire un servizio clienti basilare ma efficiente, migliorando anche la percezione che le persone hanno di te, in senso più ampio, e dal primo contatto.

Invia conferme è utile principalmente a coloro che, attraverso la pagina Facebook, svolgono attività di ricerca del personale. In tal caso, puoi impostare un messaggio automatico per confermare l’avvenuta ricezione di una candidatura.

Follow up è adatto a chi fissa appuntamenti con clienti attuali o potenziali, attraverso la pagina Facebook. Serve, dunque, allo scopo di ricordare all’utente il giorno e l’ora dell’appuntamento stabilito. Il consiglio è di ottimizzare l’invio di queste risposte automatiche utilizzando gli strumenti disponibili nella sezione delle chat di Business Suite. Da qui, puoi organizzare ed “etichettare” i contatti, così da poterli gestire in modo più razionale.

Creare le risposte automatiche di Instagram dall’app

Puoi creare le risposte automatiche per Instagram sempre grazie a Business Suite. Lo schema è esattamente quello appena illustrato per Facebook.

In alternativa, puoi impostare dei messaggi predefiniti anche direttamente dall’app. Facendo tap sulle tre linee orizzontali in alto a destra nel tuo profilo, accedi alle Impostazioni.

Nella sezione Creator, trovi Risposte salvate> Nuova risposta salvata.

Lo strumento è molto essenziale e permette di scrivere messaggi che vengono inviati all’utente in chat non appena viene digitata una parola – ad esempio un saluto – che attiva la risposta automatica.

È chiaro che Business Suite permette di giocarsi un po’ meglio la carta delle risposte predefinite, per cui è consigliabile gestire tutto da qui e non dall’app di Instagram.

Quali sono i vantaggi delle risposte automatiche

Ribadendo qualche concetto già introdotto nei paragrafi precedenti, le risposte automatiche sono utili per cercare un primo contatto con gli utenti che avviano una conversazione con noi o dare, eventualmente, assistenza.

Grazie alle FAQ, fornisci informazioni importanti in tempi estremamente rapidi, accogliendo l’esigenza degli utenti di avere ciò che serve il prima possibile. In altre parole, ti introducono (al vasto) mondo del servizio clienti che parte proprio da qui: dai social network.

Ogni attività ha le proprie caratteristiche, per cui sta a te scegliere come approcciare gli utenti nelle conversazioni online. Ricorda che la prima impressione è ciò che conta: saluta gli ultimi arrivati nello stile che più si addice al tuo brand; dai informazioni chiare e complete – puoi allegare ai messaggi anche file e link al sito web; segnala la tua eventuale assenza, così che le persone non ti aspettino invano.

Considera le risposte predefinite non solo come l’automatismo che ti permette di “fare prima”, ma soprattutto come strumento per avere cura delle persone fin dal primo momento in cui entrano in contatto con te. Tale momento iniziale, infatti, coincide con le prime fasi del customer journey ed è delicato: le persone stanno decidendo se comprare o tornare da te. Non sottovalutarle!