Come impostare un workflow di email automatiche su MailChimp

L’impostazione di email automatiche che vengono inviate a determinati utenti al verificarsi di determinate condizioni è qualcosa che si rende necessario quando non è più sufficiente creare campagne da inviare ad un’intera lista di email nello stesso momento.

Questa necessità può sorgere in molteplici circostanze, ad esempio:

• Per inviare una serie di email educative, opportunamente distanziate nel tempo, ai contatti acquisiti tramite un’attività di Lead Generation
• Per inviare mail con contenuti personalizzati sulla base delle azioni dell’utente sul sito web
• Per recuperare carrelli abbandonati nell’e-commerce
• Per promuovere strategie di up selling o cross selling su chi ha già effettuato un acquisto
• Per inviare una mail di auguri con un buono sconto nel giorno del compleanno
• Per chiedere una recensione dopo un acquisto
• etc.

In questo articolo vedremo la tipologia di automazione più classica e più semplice: quella che parte dal Benvenuto ad un nuovo iscritto ad una nostra lista, per poi inviargli una serie di email educative fino alla proposta commerciale.

Acquisizione contatti

Anzitutto, per far sì che una o più email automatiche possano essere spedite ad un determinato utente occorre che si verifichi una condizione. Ad esempio, che l’utente si iscriva ad una determinata lista compilando un modulo di iscrizione alla newsletter sul sito web, oppure dai Lead ads di Facebook o dagli annunci della rete di ricerca di Google.

In passato, su questo blog, ne parlai nell’articolo intitolato Da Facebook Lead ads a MailChimp: come automatizzare con Zapier, dove spiegai come poter acquisire nuovi Lead dai Moduli per acquisizione contatti di Facebook e passarli automaticamente ad una lista di MailChimp con l’ausilio di un software di nome Zapier.

In questo caso è possibile quindi automatizzare tutto: dall’acquisizione contatto tramite la campagna Facebook, fino all’invio programmato di email tramite MailChimp. Così come può avvenire da un Modulo di contatto sul sito web: basta configurare il processo di passaggio dei dati.

Come impostare email automatiche su MailChimp

Per impostare email automatiche su MailChimp bisogna anzitutto essere loggati con un account.

In alto a sinistra troviamo un menu con la voce Campaigns. Cliccando su di esso, sulla destra clicchiamo sul tasto Create Campaign.

A questo punto dovremo selezionare l’opzione Email e ci troveremo in una schermata in cui possiamo impostare diverse tipologie di invio.

Alla voce Automated avremo la possibilità di impostare degli automatismi per l’invio delle email, e nelle modalità più variegate che accennavo negli esempi ad inizio articolo.

Vediamo l’opzione Welcome new subscribers, dove potremo appunto impostare un messaggio di benvenuto e una serie di email educative seguenti. Clicchiamola e proseguiamo selezionando la voce education series.

Diamo quindi un nome alla campagna e selezioniamo la lista a cui questa viene rivolta. Se non ne abbiamo ancora creata una, passiamo prima dalla voce Lists nel menu in alto e ne creiamo una, anche vuota – l’importante è impostarne una che potrà nel tempo popolarsi di utenti.

A questo punto, cliccando sul tasto Edit Workflow settings potremo impostare un nome alla serie, il nome e l’indirizzo email che gli utenti vedrano come “mittente” delle email, e diverse altre opzioni.

Di default, la serie di email che ora prepareremo verrà inviata alla seguente condizione: un giorno dopo che un utente si inserisce nella Lista che abbiamo impostato, a prescindere che si iscriva lui stesso o che lo importiamo noi manualmente.

Questa condizione però può essere cambiata come illustrato nell’immagine qui sotto.

Potremo quindi, tramite le impostazioni avanzate, avviare le email automatiche solo se l’utente proviene da una determinata fonte o appartiene ad una determinata categoria, o se ha eseguito o non eseguito determinate azioni.

Inoltre potremo impostare il tempo nel quale deve ricevere la prima mail. Possiamo impostare che avvenga immediatamente o in un tempo superiore.

Dopo di che, osservando nuovamente l’immagine precedente, vedremo che sotto ci sono altre impostazioni che possiamo modificare.

Con l’opzione Schedule, possiamo decidere se la email può arrivare all’utente a prescindere dal giorno in cui ci si trova, oppure se vogliamo impostarne o escluderne solo alcuni, o addirittura se vogliamo impostare un orario preciso o una fascia oraria all’interno della quale la mail deve essere mandata.
Ad esempio, qualcuno potrebbe voler escludere il weekend. In tal caso, il programma attenderà il lunedì per inviare la mail.

L’opzione Filter by segment or tag riguarda invece la tipologia di utente. Si può impostare che debba ricevere la mail solo se appartiene ad un determinato segmento o soddisfa determinate condizioni.
Ad esempio: solo utenti che non hanno aperto nessuna delle precedenti email inviate, oppure che le hanno aperte e ci hanno anche cliccato dentro.

Con l’opzione Post-send action possiamo impostare degli aggiornamenti di stato per l’utente che compie determinate azioni o al verificarsi di determinate condizioni.
Ad esempio, per inserire l’utente in un nuovo gruppo di interesse o per eliminarlo dalla lista.

A partire dalla seconda mail del workflow dovremo stare attenti ad impostare il momento esatto di invio rispetto alla mail precedente.
Potremo quindi decidere se inviarla un determinato tempo dopo che è stata inviata la mail precedente, e solo se nella mail precedente si sono verificate determinate condizioni tra cui:

• se la mail precedente è stata aperta
• se invece non è stata aperta
• se è stata cliccata all’interno
• se è stata aperta ma non è stata cliccata
• se è stato cliccato uno specifico link al suo interno

Come Creare le email

A questo punto possiamo vedere come creare le email. MailChimp è considerato uno dei software più semplici per creare email anche strutturate in modo semplice.

È difatti disponibile un tool di creazione molto intuitivo, con cui inserire testi anche divisi in colonne, immagini, video, pulsanti colorati, link, etc.

Per creare le email all’interno del workflow, bisogna cliccare sul lato destro su Design Email e seguire la procedura guidata.

Una volta create tutte le email, saremo pronti ad attivare tutte le nostre impostazioni automatiche cliccando in basso a destra su Next, per poi confermare tutto il riepilogo che ci mostrerà MailChimp.

Report

Una volta che la nostra campagna è partita, potremo esaminare attentamente i Report per osservarne dettagliatamente il suo andamento e tutti i movimenti degli utenti.

Vedremo il tasso di apertura e il tasso di click sia complessivo che di ogni specifica mail, scoprendo se gli utenti continuano a seguire il percorso oppure lo abbandonano.

Potremo sapere quali sono i link più cliccati e quali utenti esattamente li cliccano, oltre che in quali giorni e orari queste azioni avvengono.

Avremo quindi tutti i dati per valutare la bontà del nostro lavoro e per individuare e correggere i suoi punti deboli, così da creare con gli utenti un sistema di comunicazione automatizzato che generi risultati.