6 consigli per una Digital PR efficace via email

Ti occupi di Digital PR e, dopo esserti costruito una lista iper profilata di siti web e persone da contattare via email, ti accorgi che il tasso di successo della tua campagna è molto basso. Potrebbe forse dipendere proprio dalla mail che scrivi e invii.

In questo articolo illustrerò alcuni consigli che potrebbero esserti utile per aumentare tassi di apertura, risposte e successi della tua campagna di Digital PR.

In un articolo precedente sulle Digital PR, mi ero concentrato soprattutto sulle strategie per la costruzione della lista e l’analisi dei siti. Quell’attività solitamente nota come “Outreach”. Una campagna di Digital PR differisce non poco da quella di Ufficio Stampa online, sebbene ne condivida alcuna caratteristiche e sia considerata come la sua evoluzione.

Per fare Digital PR non devi necessariamente essere un giornalista e, puoi anche fare a meno di un comunicato stampa. Si, perché le Digital PR sono l’evoluzione in ottica di inbound marketing dell’ufficio stampa. Non è pensabile inviare una email massiva priva di personalizzazione e contestualizzazione e avere successo. Prassi quest’ultima (purtroppo) ancora presente negli uffici stampa online. Pensa quando invitano noi di Webinfermento alla fiera del mobile di Varese o ad una mostra archeologica.

Gli uffici stampa inoltre, hanno l’obiettivo di diffondere principalmente notizie. Differentemente, le digital PR hanno un obiettivo più ambizioso: sensibilizzare e coinvolgere una o più persone con dei contenuti e/o campagne progettate ad hoc. Queste possono essere, ad esempio, l’invito alla partecipazione ad un evento o ad un programma di ambassador/influencer marketing, il contatto per il successivo invio di kit di test di prodotti, l’invio di contenuti esclusivi appena realizzati (es. infografiche, video, ecc.) allo scopo di ottenere esposizione mediatica, branding, condivisioni sociali e utili backlink spontanei.

Terza differenza tra ufficio stampa e Digital PR riguarda l’arco temporale d’azione dell’attività; mentre l’ufficio stampa di solito prevede un unico contatto (l’invio del comunicato stampa), le Digital PR richiedono diversi step prima di completarsi, come ad esempio il primo contatto, la gestione delle conversazioni con chi risponde, il follow-up via mail e l’eventuale follow up via social media.

Ultima differenza riguarda la media list di contatti. Un ufficio stampa generalmente dispone di contatti prestabiliti di giornalisti con i quali ha, solitamente, dei legami di conoscenza. Chi si occupa di Digital PR ha invece necessità di costruirsi la media list e aggiornarla a seconda della campagna in oggetto.

Fatta questa premessa, ecco di seguito alcuni consigli che possono migliorare il tasso di successo delle tue campagne di Digital PR. Ricorda che si tratta pur sempre di consigli che possono incrementare il tasso di conversione. Ciò che converte di più nelle campagne di Digital PR risiede però nell’offerta o proposta che viene fatta ai destinatari delle nostre mail.

1. Personalizza il più possibile. Personalizza sempre

Dobbiamo dimenticarci di inviare mail generiche che si rivolgono a persone indistinte. Il sito di destinazione va studiato prima di inserirlo nella propria media list. Almeno 5 minuti di tempo vanno spesi sul sito o sul profilo della persona che vogliamo contattare. 5 minuti che ti serviranno a capire se il sito è contestuale o meno col nostro progetto e se ha una mail alla quale può essere contattato. E fidati che alcuni siti ti richiederanno anche più di 5 minuti di analisi.

Alcuni elementi che possono aiutare a personalizzare ulteriormente una mail sono:

• nome del sito e/o nome di una specifica persona della redazione;
• se il sito è di una singola persona (un blog personale) la comunicazione va impostata al singolare e dobbiamo rivolgerci alla singola persona e non alla redazione;
• la contestualizzazione del contatto. Se il nostro prospect ha già avuto modo di affrontare lo stesso argomento o uno correlato, a quello oggetto della nostra campagna, dobbiamo aver cura di recuperare la url dell’articolo e inserirlo nella nostra email.

2. Contatta dal martedì al giovedì

Hai tre giorni a disposizione per inviare le tue mail: martedì, mercoledì e giovedì. Ti consiglio di escludere il venerdì e il lunedì (e ovviamente il weekend e le feste).

3. Traccia tassi di apertura e click

Queste attività vanno monitorare. C’è poco da fare. Il monitoring è anche utile a capire quando e se fare follow-up a determinati prospect. Se nelle tue mail sono inoltre presenti dei link esterni, è allora utile monitorare anche questi. Puoi utilizzare una dei tanti plugin o estensioni browser presenti online. Tra questi, ti consiglio Yesware, tool freemium.

4. Crea dei template differenti

Come ho detto sopra, la personalizzazione delle mail è spesso la chiave del successo.

Però se dovessi scrivere 200-300 mail tutte diverse per ogni contatto, per questa attività ti servirebbero mesi. Per questo il consiglio è quello di crearsi alcune varianti di template da utilizzare.

Buzzstream è un’ottima suite che ti permette, oltre a tutta una serie di altre funzioni, di creare e salvare dei template personalizzati da scegliere a seconda dei prospect. Puoi inoltre inserire dei campi personalizzati (custom field) che rileveranno l’eventuale nome del sito o altre parole che potrai richiamare in pochissimo tempo. Questo ti permetterà di risparmiare ore e ore di lavoro.

5. Fai follow-up

Il follow up consiste in un’azione di “recupero” di un contatto, dal quale non abbiamo avuto risposta o col quale non abbiamo ancora finalizzato la nostra conversione. Magari il nostro prospect può aver risposto positivamente, affermando, ad esempio, che avrebbe condiviso il nostro contenuto sul suo blog o nei suoi canali sociali, ma poi non lo ha più fatto. Può essere dunque l’occasione giusta per ricontattarlo e ricordargli (gentilmente) di farlo.

Ricorda però di attendere almeno 7 giorni e non di limitarti ad un solo follow-up.

Ti puoi aiutare con i già citati strumenti come Buzzstream e Yesware o valutare anche l’estensione browser Boomerang.

6. Ringrazia sempre e costruisci relazioni

Devi sapere che, al giorno d’oggi ottenere successo con le Digital PR è sempre più difficile. Dal magazine più quotato al piccolo blogger amatoriale, si è così tanta diffusa la logica del “condivido se mi paghi”, che per avere un buon margine di successo di una campagna, oltre ad avere un contenuto grandioso, devi disporre di una lista di centinaia di prospect a cui scrivere.

Quando però qualcuno decide di condividere un tuo contenuto non puoi fare a meno di ringraziare. Anzi, dovresti iniziare a costruire una relazione con questa persona per facilitare eventuali altre attività che potrebbero tornarti utili in futuro.

Hai altri consigli vincenti? Parliamone nei commenti!